1. Introducere
1.1. Prezentele condiții sunt aplicabile serviciilor pe care ne-ați angajat să vi le furnizăm conform Contractului semnat. Prezentele Condiții Generale, Contractul și anexele acestuia reprezintă întregul contract încheiat între noi.
1.2. În eventualitatea unor neconcordanţe între Contract și Condițiile Generale, Condițiile Generale vor prevala, cu excepţia cazului în care Contractul modifică în mod expres orice prevedere a acestor condiții.
1.3. Prestatorul poate modifica periodic Condițiile Generale asociate Contractului. Condițiile actualizate vor fi disponibile pe pagina de web a Prestatorului.
1.4. Modificările vor intra în vigoare în 30 de zile de la data transmiterii unei notificări în acest sens Clientului prin mijloacele de comunicare agreate de Părți. Accesarea sau utilizarea serviciilor de către Client ulterior expirării termenului de 30 de zile sau lipsa transmiterii refuzului Clientului de acceptare a noilor Condiții Generale constituie acordul Clientului de a respecta Condițiile Generale astfel cum au fost modificate.
2. Contul de utilizator
2.1. Serviciile vor fi furnizate de Prestatorul prin intermediul postei cu confirmare de primire, unei platforme software ce poate fi accesată de pe dispozitive mobile cu sistem de operare Android sau iOS cât și prin accesarea online a platformei pe baza unui user-name și a unei parole dedicate Clientului.
2.2. În vederea accesării serviciilor, Clientul trebuie să se înregistreze pe Platforma ContAZ și să mențină un cont personal activ de utilizator al serviciilor. În vederea înregistrării contului de utilizator, Clientul este de acord să transmită Prestatorului anumite informații cu caracter personal care includ, printre altele, datele de identificare complete ale Clientului, datele de identificare ale reprezentanților săi legali, numele, adresa, adresa de email, numărul de telefon al persoanei desemnate de Client să țină legătura cu Prestatorul. De asemenea, Clientul va indica o metodă de plată valabilă (fie card de credit, fie card de debit) și își va exprima acordul cu privire la debitarea directă de către Prestator a sumelor datorate de Client Prestatorului în temeiul Contractului din contului bancar indicat.
2.3. Clientul se va asigura că toate informațiile transmise sunt corecte, complete și actualizate. Dacă informațiile transmise nu sunt corecte, complete și la zi, inclusiv dacă metoda de plată este nevalabilă sau expirată, Prestatorul poate suspenda accesul la Platforma ContAZ sau poate dispune încetarea Contractului.
2.4. Clientul se obligă să mențină în permanență caracterul secret al numelui de utilizator și parolei asociate contului.
3. Serviciile
3.1. Serviciile pe care Prestatorul le poate presta Clientului prin intermediul ContAZ sunt detaliate în oferta disponibilă pe pagina de web a Prestatorului.
3.2. Prestatorul va presta Clientului serviciile detaliate în anexele la Contract, astfel cum acestea au fost agreate, pe toată durata de valabilitate a Contractului.
3.3. Clientul confirmă că serviciile solicitate Prestatorului, inclusiv rezultatul livrabil al acestora, corespunde cerințelor și nevoilor sale.
3.4. În măsura în care un aspect cu privire la care sunt acordate serviciile ia amploare, obiectul sau sfera serviciilor solicitate se va modifica. Ori de câte ori intervin asemenea situaţii, Prestatorul și Clientul vor stabili modificările ce urmează a fi aduse obiectului Serviciilor și Contractului.
4. Procedura clientului
4.1. La cererea Prestatorului, Clientul are obligația să transmită Prestatorului informații sau clarificări cu privire la activitatea sa, beneficiarul real al activității, originea fondurilor folosite în cadrul grupului/structurii din care face parte precum și orice alte informații pe care Clientul le deține și pe care Prestatorul are obligația sau ar putea avea obligația să le dețină potrivit prevederilor legale sau de care Prestatorul are nevoie pentru a determina volumul și natura tranzacțiilor pe care Clientul le încheie sau pentru a presta serviciile agreate.
4.2. Clientul confirmă că nu desfășoară și nu va desfășura direct sau indirect activități de jocuri de noroc și nu este sau nu va fi implicat în activități în legătură cu arme de foc sau sex precum și în orice alte activități interzise de lege, inclusiv, dar fără a se limita la, activități de spălare a banilor, finanțare a grupurilor teroriste sau evaziune fiscală.
5. Obligațiile Prestatorului
5.1. PRESTATORUL se obliga sa realizeze lucrarile ce ii revin in conditii optime, conform prezentului contract, în termenele prevăzute de lege şi contract si in conformitate cu normele contabile specifice.
5.2. PRESTATORUL va utiliza personal specializat, cu o calificare, o experienta si un nivel de cunostinte corespunzator cerintelor pe care standardele profesionale interne si internationale in domeniu precum si buna cunoastere a mediului economic si a legislatiei in vigoare din Romania, având în vedere dinamica activităţii BENEFICIARULUI. Cu toate acestea Prestatorul, in executarea obiectului contractului, NU raspunde de veridicitatea, realitatea si exactitatea operatiunilor inregistrate in contabilitatea Beneficiarului, acesta din urma purtand intreaga raspundere pentru conformitatea si autenticitatea tuturor datelor si documentelor transmise spre prelucrare si inregistrare.
5.3. PRESTATORUL va aplica acele norme, proceduri si metodologii de lucru, pe care uzantele practicii sale si ale profesionistilor (experti) in domeniu le-au confirmat, respectiv corespund cel mai bine tratarii problemelor generate de continutul lucrarilor si serviciilor.
5.4. PRESTATORUL va respecta instructiunile date de BENEFICIAR in ceea ce priveste executarea lucrărilor si a serviciilor, daca nu sunt in conflict cu legislatia in vigoare precum si cu deontologia profesionala a EXECUTANTULUI.
5.5. PRESTATORUL va respecta graficele de efectuare si termenele de predare prevazute de lege si / sau convenite cu BENEFICIARUL pentru fiecare etapa a derularii prezentului contract cu exceptia situatiilor in care Beneficiarul inregistreaza intarzieri la predarea documentelor necesare.
5.6. PRESTATORUL va aduce la cunoştinţa BENEFICIARULUI metodologia legală de întocmire a documentelor primare în măsura în care sesizează erori in acestea (in vederea indreptarii acestor erori).
5.7. PRESTATORUL ramane liber sa furnizeze servicii tertilor cu interese contrare, cu exceptia cazului cand interesele partilor intra in conflict cu interesele BENEFICIARULUI, in legatura directa si specifica cu obiectul serviciilor.
5.8. PRESTATORUL în calitatea sa de liber profesionist contabil contracteaza cu BENEFICIARUL o obligatie de mijloace (adica obligatia de a-si folosi toate capacitatile sale pentru indeplinirea obiectului prezentului contract) si nu o obligatie de rezultat (adica obligatia primirii onorariului in functie de realizarea unei anumite cifre de afaceri, rezultat sau profit).
6. Obligatiile Beneficiarului/Clientului:
6.1. BENEFICIARUL se obliga sa achite pretul in cuantumul si la termenele stabilite prin prezentul contract, precum si cheltuielile pentru care si-a dat acordul expres.
6.2. BENEFICIARUL se obliga sa predea la termen conform documentele justificative, actele si informaţiile necesare pentru ţinerea contabilitaţii, întocmirea şi prezentarea situaţiilor financiare.
6.3. BENEFICIARUL se angajeaza sa aduca la cunostinta EXECUTANTULUI evenimentele importante sau extraordinare si exceptionale din activitatea sa, inclusiv angajamentele susceptibile de a afecta continuitatea si situatia sa patrimoniala.
6.4. BENEFICIARUL declara si garanteaza ca documentele justificative care urmeaza sa fie predate pentru a fi contabilizate reflecta in mod expres vointa si actiunea BENEFICIARULUI şi ca documentele justificative, informaţiile şi explicaţiile acestuia sunt complete si reale.
6.5. BENEFICIARUL se obliga sa ia toate masurile necesare potrivit legii contabilitatii, pentru pastrarea documentelor justificative si a tuturor registrelor contabilitatii pe perioadele legale.
6.6. BENEFICIARUL se obliga sa ia toate masurile necesare ca toate documentele predate pentru contabilizare sa fie intocmite in concordanta cu prevederile legale, BENEFICIARUL fiind responsabil pentru corectitudinea tuturor informatiilor si autenticitatea documentelor furnizate. In sensul celor aratate, administratorul sau orice alta persoana care detine sau controleaza activitatea Beneficiarului are obligatia de a raporta orice tranzactie dintre cele aratate la art. 6 si 7 din Legea 129/2019, acesta urmand a raspunde din toate punctele de vedere cu privire la continutul acestora; Executantul este exonerat de aceasta obligatie in sensul acestei legi, cu exceptia situatiei in care Beneficiarul, cu buna stiinta, incalca aceasta obligatie de raportare asumata prin contract, situatie in care Executantul va aduce de indata la cunostinta organelor in drept acest lucru conform art. 5 alin. 1 lit. e din Legea 129/2019.
6.7. BENEFICIARUL se obliga sa nu incheie raporturi contractuale cu colaboratorii EXECUTANTULUI fara acordul expres, dat in scris al acestuia din urma pe durata efectului prezentului contract.
6.8. BENEFICIARULUI ii sunt interzise orice acţiuni susceptibile de a aduce atingere independentei liber profesionistului contabil sau colaboratorilor acestuia. In mod deosebit, aceasta interdicţie opereaza în cazul ofertelor facute colaboratorilor şi angajaţilor EXECUTANTULUI de a executa lucrari pentru BENEFICIAR sau de a deveni salariaţii acestuia.
7. Onorarii și cheltuieli
7.1. Clientul are obligația să achite Prestatorului onorariile aferente serviciilor prestate conform Contractului, cheltuielile ocazionale aferente prestării acestora precum și orice taxe şi impozite, inclusiv TVA, aplicabile acestora.
7.2. Clientul are obligația de a plăti integral orice factură, indiferent de deducerile care îi sunt impuse de lege.
7.3. În eventualitatea în care serviciile prestate depășesc numărul tranzacțiilor și/sau numărul de angajați prevăzuți în Anexa 4, Părțile vor agrea onorariul adițional ce urmează a fi plătit de Client prin semnarea unui un act adițional la prezentul Contract.
7.4. Onorariile anexate la Contract sunt susceptibile de a suferi modificări pentru a reflecta schimbarea condițiilor de piață. Prestatorul va notifica Clientului aceste schimbări cu 30 de zile anterior intrării în vigoare a modificărilor propuse prin transmiterea unei notificări prin mijloacele de comunicare agreate de Părți.
7.5. Modificările vor intra în vigoare în 30 de zile de la data transmiterii unei notificări în acest sens Clientului. Accesarea sau utilizarea serviciilor de către Client ulterior expirării termenului de 30 de zile sau lipsa transmiterii refuzului Clientului de acceptare a noilor onorarii constituie acordul Clientului de actualizare a Onorariilor astfel cum acestea au fost modificate de către Prestator.
8. Facturare și plată
8.1. Facturarea serviciilor agreate în contract se va face lunar. Factura aferentă serviciilor ce urmează a fi prestate într-o luna va fi emisă până la data de 5 a respectivei luni.
8.2. Facturile vor fi emise electronic în format .pdf și vor fi transmise la adresa de email atașată contului de utilizator.
8.3. Fiecare factură emisă va fi însoţită de o descriere a serviciilor ce fac obiectul facturării respective.
8.4. Detalii despre facturi:
a) în lipsa unei înțelegeri contrare, toate onorariile stabilite prin Contract vor fi calculate și exprimate in EUR;
b) în cazul în care facturile trebuie emise în RON, onorariile exprimate in EUR urmează să fie calculate la cursul de schimb anunţat de Banca Naţională a României aplicabil pentru ziua emiterii;
c) în cazul în care serviciile au fost furnizate unui Client care nu este considerat din punctul de vedere al Băncii Naţionale a României, nerezidentă valutar în România, şi în cazul în care nu s-a agreat altfel, onorariile vor fi calculate şi plătite în EUR sau USD în funcţie de moneda convenită de părţi;
d) orice neclarităţi privind facturile trebuie adresate în termen de 30 de zile de la data emiterii facturii, dar sumele asupra cărora nu există neclarităţi trebuie plătite până la data scadentă;
8.5. Modalitatea de plată: Facturile trebuie achitate în termen de 5 zile de la primirea facturii. Plata onorariilor incluse în factură se va face prin debitarea directă a contului bancar al Clientului atașat cardului ale cărui detalii sunt asociate contului de utilizator al Clientului. Simpla ajungere la scadenţă a facturii fără a fi plătită reprezintă punerea în întârziere a clientului.
9. Drepturile de proprietate intelectuală
9.1. Prestatorul reține toate drepturile de proprietate intelectuală cu privire la Platforma ContAZ precum și cu privire la serviciile prestate Clientului pe care Prestatorul, administratorii, angajații și afiliații acestuia le-au creat în contextul prestării serviciilor. Clientul va avea doar dreptul să folosească aceste drepturi de proprietate intelectuală în condițiile stabilite în Contract sau de legea aplicabilă. Orice drept de folosință a drepturilor de proprietate intelectuală va fi neexclusiv, acordat pe perioada de valabilitate a Contractului și netransferabil.
9.2. Dacă orice documente sau informații sunt transmise de Client Prestatorului, Clientul se va asigura că documentele sau informațiile transmise nu încalcă drepturi de proprietate intelectuală sau orice alt drept al unei terțe persoane. În acest sens, Clientul se obligă să despăgubească Prestatorul pentru orice pretenții o terță persoană le ridică împotriva sa.
9.3. Libertatea folosirii ideilor: Prestatorul poate dezvolta sau folosi pentru alți clienţi orice idee, concept, informaţie sau know-how generat în cursul furnizării serviciilor.
10. Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal
10.1. Părțile colectează și prelucrează datele cu caracter personal înscrise în prezentul contract în conformitate cu legislația în vigoare, în modalități care asigură confidențialitatea și securitatea adecvată a acestor date, în vederea asigurării protecției împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale.
10.2. În procesul de prelucrarea a datelor cu caracter personal, părțile aplică prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice/juridice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (regulamentul general privind protecția datelor) și ale legislației naționale.
10.3. Datele cu caracter personal comunicate în cadrul prezentului contract, vor fi prelucrate în scopul executării prezentului contract.
10.4. Datele cu caracter personal colectate și prelucrate în vederea executării prezentului contract sunt următoarele: (de ex.: nume și prenume, adresă, serie și număr carte de identitate, cod numeric personal, număr de telefon/fax, adresă de poștă electronică, cod bancar).
10.5. Datele personale, comunicate în cadrul prezentului contract, pot fi comunicate instituțiilor publice, în conformitate cu prevederile legale in vigoare.
10.6. În situația în care este necesară prelucrarea datelor personale în alte scopuri decât cele prevăzute mai sus, partea care realizează prelucrarea va informa cealaltă parte și îi va solicita acordul scris cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, în conformitate cu prevederile legislației în vigoare.
10.7. Părțile își garantează reciproc dreptul la informare și acces la datele cu caracter personal, dreptul la rectificare, actualizare, portabilitate, ștergere, la restricționare și opoziție în conformitate cu prevederile legislației în vigoare.
10.8. Datele personale înscrise în prezentul contract sunt păstrate pe întreaga perioadă de executare a contractului și ulterior încetării acestuia, în conformitate cu prevederile legale referitoare la arhivarea documentelor.
10.9. În contextul Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, prelucrare înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.